注目トピック
監事とは？マンション理事会での役割と業務
マンション理事会における監事の役割
(監事は全体の監視役)
マンション管理組合の設立は法律で義務付けられており、運営は区分所有者の代表らで構成する「理事会」が担います。理事会にはは「理事長」「副理事長」「会計」などの役職があり、理事の他に「監事」の選任も義務付けられています。
監事の役割は、管理組合の業務の執行や財産の状況を監査することです。管理業務を管理会社に委託している場合は業務の報告や調査を求めることができる、いわば管理組合全体の監視役なのです。
国土交通省の『マンション標準管理規約』では監事の役割を次のように定義しています。
（監事）第41条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。２ 監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。３ 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。４ 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。５ 監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。６ 監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。７ 前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。 |
(出典：国土交通省「マンション標準管理規約」)
監事は理事会や管理会社の業務をチェックする立場です。従って理事の兼任はできず、理事会決議での議決権もありません。
一方で、財産の状況に疑問がある場合は、理事長に対して理事会の招集を請求したり臨時総会を招集したりする権限があります。年度末の決算時に帳簿や書類に目を通し、ハンコを捺すだけの楽な仕事と思われているとしたら大間違い。「理事の業務は負担が大きいから」と監事に立候補する人もいるようですが、監事は理事長の次に重要な役職といえるのです。
マンション理事会の監査業務とは
次に監事の役割である監査業務についてみてみましょう。
理事会の監査では、標準管理規約第41条に基づいて次の「業務監査」と「会計監査」 を行います。
業務監査
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（出典：横浜市 ヨコハマ分譲マンションポータル）
業務監査は、建物・設備の維持管理状況や長期修繕計画関係、図書や書類の保管状況などをチェックし、会計監査では予算に基づいた執行状況などをチェックします。
これらの中には専門用語が使われていて意味が分かりにくかったり、会計の知識がないと帳簿を閲覧してもどの科目にどれを照らし合わせるのか不明だったりすることがあります。領収書の照合など量的負担が大きい作業も行うため、くじ引きなどで監事に選任された方にとっては気が重いかもしれません。それでも管理会社の報告をしっかり聞き、書類を丁寧に見ることで、監査の全体像が分かるようになるものです。
組合にとってずさんな監査はデメリットでしかありません。管理組合運営の公平性と透明性をきちんと確保することが、すべての区分所有者のメリットになるのです。
監査業務のチェック事項
最後に監査業務でのチェック事項をみていきます。
【業務監査】
1. 管理規約が適切に保管され、保管場所を見やすい場所に掲示しているか
2. 管理会社の重要事項説明書など書類が適切に管理されているか
3. 総会の開催と招集通知は期間内に発信されているか
4. 理事会業務が適切に執行され決定事項が広報されているか
5. 建物・設備の定期点検報告書が提出されているか
6. 長期修繕計画の作成・見直しが行われているか
7. 設計図書が適切に管理されているか
8. 会計帳簿や備品台帳、組合員名簿などが作成され適切に保管、更新されているか
9. 損害保険の満期日や保険対象範囲
10. 消防計画、防火管理者の変更、統括防火管理者の届出はあるか
【会計監査】
1. 予算と決算の金額相違の理由や共用施設使用料
2. 修繕積立金の運用、定期預金・国債等資金の運用状況
3. 現預金残高と貸借対照表、残高証明書の原本での一致
4. 支払いの請求書と領収書、出納長
5. 銀行預金等の名義
6. 保管口座のキャッシュカード、印鑑の保管状況
7. 通帳や有価証券と印鑑の分離保管
8. 滞納者への督促などの実施状況
仮に収支報告などで疑わしいところがあった場合は、第三者による調査を検討してもらうことができますが、まずは理事会に出席して疑義のある点について意見を述べ、理事会の説明を受けるようにしましょう。
（監査主要項目チェックリスト 出典：国土交通省 マンション管理適正化・再生推進事業成果報告会資料より抜粋)
（監査報告書様式例 出典：一般社団法人マンション管理業協会）
監事は全体の監視役なので、理事会には毎回出席し組合活動にはすべて参加するようにしましょう。こまめに伝票類に目を通し、必要に応じて理事会で監査結果を報告したり、運営方法に意見を述べたりすることが望まれます。また、大規模修繕工事の期間中は、理事会メンバーとともに修繕委員会の会議を傍聴することも管理組合の活動に対する理解を深める一助になります。
まとめ
監事には組合運営に係る重要かつ大きな権限が与えられています。初めて監事になる方は不安に思うかもしれません。しかし、監査をする中で少しでも疑問を感じることがあれば、それは他の区分所有者も同様に感じるもの。第三者の目線で確認し、率直に意見を述べることを心掛けましょう。「区分所有者の代表としてダブルチェックする」「素人だから専門的なことは分からなくて当たり前」と思えば気持ちが楽になるのではないでしょうか。
監査項目は官公庁のホームページなどで公開されています。参考資料として、一般社団法人マンション管理業協会の管理組合監査資料のチェックリストに目を通しておくと良いでしょう。
