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「何を話そう？」理事会や総会で使えるあいさつをご紹介
今回の修繕成功Magazineでは、理事長あいさつの重要性とともに基本的なあいさつ文のつくり方をお伝えします。インターネット上にホームページを公開しているマンション管理組合の理事長による実際のあいさつ文もご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
あいさつの重要性
理事長の役割は、マンションの管理組合の代表として組合運営を円滑に進めることです。住民の快適な生活や資産価値を守るための調整役を担う点で責任は重大ですが、実務は管理会社や理事会メンバーと協力しながら進めるので全て一人で背負う必要はありません。総会や理事会の進行には一定の様式があり、管理会社が作成する議事進行表に従って行えば問題ありません。しかし理事長に就任して最初の「理事長あいさつ」。これは理事長自身が考え、自分の言葉で発信しなくてはなりません。重荷に思われるかもしれませんが、あいさつを考えることでマンション管理に取り組む覚悟も定まります。住まいについてしっかり向き合うチャンスととらえ、あいさつに立ちましょう。
初回のあいさつは定型の自己紹介だけでも構いませんが、自分の言葉を少し加えると印象がよくなります。
例えば以下のような構成はいかがでしょう。
1. 自己紹介と選出の経緯 「前年度の役員の皆さま、1年間大変お疲れさまでした。このたび理事長を務めることになりました○○です。くじ引きで選ばれたため、正直なところとまどっておりますが、皆さまと協力しながら務めていければと思います」
2. 役割へのスタンス 「私は特別な経験があるわけではありませんが、理事会の皆さまや管理会社の力をお借りしながら、円滑な組合運営に努めたいと考えております。」
3. 居住者の協力へのお願い 「マンションは皆さまが快適に過ごせることが何より大切です。日々の生活で気になることやご意見がありましたら、理事会を通じて共有いただければと思います。」
4. 締めの言葉 「1年間、皆さまとともに良い環境を維持できるよう努力してまいりますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。」
このような簡潔な内容で十分です。「初めてのことで不手際もあるかと思いますが…」など、率直な気持ちを述べても良いでしょう。
理事長就任のあいさつ例
では、実際のあいさつ例を見てみます。
最初に理事長の氏名、年齢などとともに就任の抱負を伝えます。差し支えなければ、職業や家族構成、出身地、趣味などを話すと雰囲気が和らぎ、活発な意見交換のきっかけになりそうです。
初めて理事長に就任された方のあいさつ
まず、初めて理事長に就任された方のあいさつ文をご紹介します。
■マリナタウン・リベーラガーデン住宅団地管理組合法人（福岡市西区）
理事長 志垣 諭紀宏さま
第29期の理事長に就任致しました、B棟の志垣諭紀宏と申します。 このマンションのコミュニティーをより良いものにするために、積極的に取り組んでいく覚悟があります。私の目標は、皆様が安心（管理費・修繕・コミュニティー・老後・子育て・防災・マンション運営）して暮らせる環境を整える事です。そのために、皆様と協力しながら、課題を一つ一つクリアしていきたいと考えております。 今後とも、皆様とのコミュニケーションを大切にし、より良いマンションライフを共に築いていけるよう努めてまいります。何卒、よろしくお願いいたします。
２期以上にわたり理事長を引き受けた方のあいさつ
次に、2期以上にわたり理事長を引き受けた方のあいさつ文です。
■若葉台第一住宅管理組合（埼玉県坂戸市）
理事長 日原 惇さま
若葉台第一住宅管理組合の「第４５回通常総会」が2024年5月26日に千代田地域交流センターで開催され、その後の理事会で理事長（４期目）に選出されました。 当若葉台団地は坂戸市東部にあり、鶴ヶ島市と接しています。面積は8.85ヘクタールで、建物は5階建て23棟、8階建て3棟、14階建て3棟、テラスハウス5棟、管理棟1棟の計35棟で構成され、889世帯の規模となっております。団地内だけでなく近隣に公園が多く緑豊かだと好評です。
当管理組合には、総務部、財務部、広報部、施設管理部、植裁部、コミュニティー部の6部があり、それぞれ活動しております。組合運営について常設の「施設協力会」「植裁協力会」「組合運営協力会」「自主防災会」があり、協力して頂いております。また、自治会も住民相互の意思疎通の場として活動しており、管理組合と自治会は車の両輪として機能しております。12年ぶりとなる2023年度の大規模修繕工事は屋上防水工事・躯体補修工事・鉄部塗装工事・外構工事等を実施し6月末竣工します。組合員の皆様のご理解、ご協力により竣工できたことに感謝申し上げます。 2025～2026年度において給排水設備改修工事を計画しております。給水設備の改修工事は、最初の入居以来45年が経過し老朽化した埋設給水管を耐震性の強い水道管路にします。同時に受水槽を廃止し、水道事業団からの水を給水ポンプで直接家庭に届ける画期的なシステムになります。自家発電機も低電圧仕様に更新します。 排水設備の改修工事についても汚水管の経年劣化による破損等が発生A・C・Dブロック及びＥブロックの1・4号室が対象で、トイレ内の汚水立て管の更新等予定しております。
■千葉市内住宅団地第2街区管理組合（千葉市稲毛区）
理事長 Aさま
平素より当住宅団地第2街区の管理・運営にご協力いただき誠にありがとうございます。 ご承知の通り、第2街区も建築当初から35年を経過し、さまざまな個所が劣化し、設備の故障や不具合が発生しています。管理組合ではその問題点のひとつひとつを点検・精査し対応しています。 マンションの管理は皆様の安全・安心、快適な生活環境を守るために欠かせない重要な業務であります。私たち理事会では日々の管理業務を効率的、かつ効果的に行い、より良いマンションづくりを目指して参ります。住宅団地についてのさまざまなご意見やご要望を積極的に取り入れ、迅速、かつ適切に対応していきます。
また、第1街区管理組合や自治会とも協力し、コミュニティーの一体感を高めるためのイベントや活動にも力を入れていきたいと考えております。 更に今般、以前よりあったホームページを一新し全く新しい形でのリニューアルを実施し、住民の方以外にも広く一般に開放することと致しました。新たにマンション購入を検討中の方や、転入を考えている方たちの判断材料になる大事なツールとしてご利用いただけるものと期待しています。 今後ともご質問、ご相談がありましたら、どうぞ管理組合宛にご連絡下さい。 皆様と共に安全で快適なマンションライフを過せることを心より願っております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
理事が一年交代の輪番制で運営する管理組合の場合、理事らがマンションの全体像を把握したころで任期が終わり、不完全燃焼の状態で次の期のメンバーに引き継ぐことになりがちです。毎年〝新米理事長〟らによる運営となるため、過年度からの課題の申し送りが十分でなかったり、管理会社と積極的な意見交換ができなかったりと、もどかしく思うこともあるでしょう。
そこで、解決策として「理事長は理事を1～2年経験した方の中から選任する」「副理事長を務めた後に理事長に進む」などのルールを定め、運用している管理組合があります。そうした〝ベテラン理事長〟のあいさつはより具体性が強まります。先に挙げたあいさつのように、マンションの現状と課題、今期予定している事業計画などの情報を簡潔に開示することで、居住者もマンション管理を〝他人ごと〟ではなく〝自分ごと〟として自覚することが期待できます。
話すときのポイント―出席者への感謝を伝え、協力を求める
いよいよあいさつをする時は、どのような点に注意すべきでしょうか。
① 分かりやすい言葉ではっきり・ゆっくり話す
緊張するとつい早口になりがちです。あらかじめスマートフォンで自分のあいさつを録画してみると、注意すべきポイントが客観的に見えるでしょう。
② リラックスした態度と温かい言葉で協力を求める
管理組合は同じ屋根の下に住む人同士で構成されたコミュニティーです。年齢や会社での肩書に忖度（そんたく）する必要はありません。生活環境を良くするために力を合わせるワンチームとして、居住者には遠慮なく協力を求めましょう。また、居住者に対して感謝を述べるのもコミュニケーション形成のコツです。リラックスした態度と温かい言葉を心がければ、良好な仲間づくりにつながるでしょう。
冒頭で紹介したマリナタウン・リベーラガーデン住宅団地管理組合法人で第23・24期理事長を務めた沖島英樹氏は、管理組合発行の情報誌『リベ・コミ』のインタビューで任期を振り返り、次のように語っています。
「一言で言うなら『楽しかった』です。①理事会、②運営会（理事会前の事前会議）、③棟部会、④専門部会（６つ程）と多いときは、月に10回ほど理事会活動がありました。そのため、いろいろな方と知り合いになれました。これは今後の人生で大きな財産になると思います。確かに面倒ではありますが、その分それをクリアできる楽しさが勝ったのではないでしょうか。」
このように運営されているマンションでは、だれもが愛着を持ち住みやすいと感じていることでしょう。
※理事長あいさつは全て転載のご了承とともに「理事長や理事長候補者らの今後の活動やWEB展開に少しでも役立つなら幸いです」（若葉台第一住宅管理組合・坂田広報部長）などのメッセージを頂いております。
まとめ
あいさつの後、ホームページなどであいさつ文を一般公開すると、管理組合の活動に外部の目が届きやすくなり、いやおうにも運営の透明性が高まります。その結果、管理が適切に行われているとの評価が得られれば、マンションの資産価値が向上し、新たな入居者を呼び込む決め手になりそうです。マンションの課題解決に向けた協力者が現れるかもしれません。理事長のあいさつが資産価値の向上につながったとしたら、なんともうれしいことですね。
