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大規模修繕管理組合

管理組合でできる感染予防!大規模修繕委員会や理事会などをリモート化できるウェブ会議ツールなど2タイプのオンラインツールをご紹介

2020.05.01
新型コロナウイルス感染拡大を受け、各家庭やマンションでも外出自粛による影響が出てきているかと思いますが、それと同時にマンション管理組合の理事会運営にも影響をもたらしています。緊急事態宣言が発令された7都道府県では特に、不要不急の外出のほか「換気の悪い密閉空間」「多数が集まる密集場所」「間近で会話や発生をする密接場面」の“三密”を避けるよう言われているため、予定されていた理事会や修繕委員会の開催が延期となった管理組合も少なくないのではないでしょうか。また、マンションのような複数の人が出入りする集合住宅では進行していた議題以外にも、マンション内での感染拡大防止に向けた施策や情報共有が必要な場面もでてきます。

このような場面で他の方と直接会わなくても情報共有ができるのが、マンション管理組合向けオンラインツールや最近導入される方が一気に増えたZOOM(ズーム)などのオンラインコミュニケーションツールです。理事会でオンラインツールを導入することができれば、このような感染拡大防止だけではなく業務効率化による理事会業務の負担軽減効果も見込めます。電話や対面でのやり取りしかしていない管理組合や、もっと理事会業務の効率化を図りたいという方向けに、今回は、このような状況だからこそこれまで使ったことが無かった方も便利なツールを使い始めるきっかと考えていただき、うまく活用することでこれまでと変わらぬ理事会運営などに取り組んでいただきたいと考え、マンション管理組合で使えるオンラインツールをご紹介します。

マンション管理組合で使えるオンラインツールの選び方




今はマンション管理組合向け専用ツール以外にも、さまざまな機能がついたオンラインツールやシステムがありますが、機能が多ければ便利な反面、使い方が複雑になってしまうというデメリットがあります。特に年齢層が比較的高い管理組合や理事会では、パソコンやスマートフォンを所持しておらず多彩な機能を持ったオンラインツールを導入しても使いこなせない、ということにもなりかねません。

自分たちに必要な機能が揃っているか、だけではなく

・ツールを使うために必要なデバイス(パソコン・スマートフォン・タブレット・携帯電話等)

・導入費用や月額費用

・運用は誰が行うか

などはシステムや委託形態によって異なりますので、あらかじめ確認しておきましょう。

ビデオ会議に必要な機能が簡単に使えるWEB会議ツール




対面で理事会を開催することが難しい今、顔を見ながらリアルタイムで話すことのできるオンラインビデオ会議ツールが急速に広まっています。スマートフォンまたはカメラ機能のついたパソコンを理事全員が所持している場合には、このビデオ会議ツールを使うことができれば通常の理事会とほとんど同じように議事を進行することもできます。今回ご紹介するビデオ会議ツールはいずれも無料で使えるサービスです(※有料にすることで使える機能が増えるサービスもあります)。アカウントを取得する必要の有無などが変わりますので管理組合ごとに合ったツールを選定するのが良いでしょう。

既に全員がGoogleのアカウントを持っていれば手軽に使えるのが『Google Meet』です。ビデオ会議で顔を見ながら話せるほか、チャット機能によるメッセージのやり取りなどよく利用する機能を無料で使うことができます(現在「G Suite」を利用していない人でもGoogleのアカウントを持っている方であれば2020年5月上旬以降から利用可能予定とのこと。9月30日までビデオ会議の時間無制限利用可。その後は無料版では60分までになる予定)。スマートフォンにアプリをインストールしなくても使えるという点でも導入ハードルが低いかもしれません。

Google Meet公式ページ

アプリのインストールが必要なもののアカウントを所持している方が比較的多いツール、『LINE』でもビデオ機能を使うことでビデオ会議ツールとして使うことができます。スマートフォンを使っている方であれば比較的馴染みのあるツールですので、パソコンではなくスマートフォンでやり取りをする方が多い場合には馴染みやすいかもしれません。

LINE公式ページ

アカウントを新たに登録する必要があるものの、利便性を求める方におすすめなのが『Skype』です。『Skype』はLINEなどと同様に一人につき1アカウント必要ですが、画面共有をしながらの会議機能を無料で使うことができます。ミーティングのメンバー全員がアカウントを持つことが可能であれば、使い勝手も良く機能も充実しているので使い勝手がよいかもしれません。

Skype公式ページ

上記のほかに、簡単に使えて機能が充実していると言われているのが『Zoom(ズーム)』です。こちらは上記でご紹介した各ツール同様に複数名でビデオ通話で顔を見ながら話し合えるだけではなく、「画面共有機能」を使うことで資料を画面に表示させながら会話や会議ができるといった機能も充実しています。さらに、Zoomは他の多くのツールとは異なり、「一人がアカウントを持っていれば」そこに参加する他の参加者はアカウントを持っていなくても皆が利用できるというのが大きなメリットです。

Zoom公式ページ

多彩な機能で理事会業務の効率化ができる『Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス』


理事会内の連絡についてはすでにメールでのやり取りなどができており、理事会内にITツール等の操作に強い方がいるのであれば、理事会業務専用のオンラインツールが便利かもしれません。前述した『各管理組合専用情報伝達システム』は情報共有に特化していましたが、理事会業務専用のオンラインツールは資料の管理やアンケート業務など、手間のかかる理事会業務を支援してくれる機能もあります。そのうちの一つである株式会社つなぐネットコミュニケーションズが提供している『Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス』は、管理会社との連携もできるWEBサービスですが主に下記のようなことができるのだそう。

①データ管理
マンション管理組合には理事会の議事録のほか、決算関係書類や新築時の書類など数多くの書類が存在します。集会室に書庫があり管理しているという場合もありますが、管理会社に管理を委託している場合は理事会に必要な書類を確認するのに時間がかかる場合も。集会室で管理をしている場合にも大量にある書類の中から必要なものを探すのには、時間と労力を要します。『Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス』ではこういった紙の書類をすべてデータ化し、システムから見られるようにすることで、いつでも必要な時に必要な書類が探せるようになっているのだそう。インターネット環境さえあれば、理事会の最中に確認することもできるため議題がスピーディーに進みます。

②情報共有
データ管理だけでなく、「掲示板機能」では作成したデータや議事録の共有もできます。理事会の前に当日の資料や議題を確認することができると、意見を考えておいたり資料を確認した状態で理事会に臨めるので理事会を円滑に進めることができます。『Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス』は理事会内だけではなく、各戸にアカウントを配布できますが理事会など限られたメンバーだけで情報共有したい場合には、グルーピングして理事会のメンバーだけに情報を共有することもできます。都合の良い日をカレンダーで共有し理事会の日程調整ができる機能も付いているので、柔軟に日程を変えられるのもWEBサービスならではないでしょうか。

③施設管理
集会室をプレイルームとして貸し出したり、予約制の来客用駐車場がある場合に役立つのが「施設管理機能」です。管理人が受け付けている場合には常駐時間外に予約できないといったことがありますが、各戸にアカウントを配布すればどこにいても予約することができます。日中しか管理人が常駐していないマンションや、自主管理の管理組合では全居住者の利便性が一番上がる機能かもしれません。

④意見管理
管理組合全体にかかわる決定事項については、理事会だけで判断できない事柄は少なくありません。しかし、居住者の意見聴取のためのアンケートは、作成・印刷・配布・回収・集計・結果報告とかなり手間と時間がかかる業務です。また、紙のアンケートの場合は居住者も書いて投函するという手間があるため、つい忘れてしまうことも。

『Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス』ではこのアンケートを簡単にできるように、アンケート機能を設けておりWEBで入力できるだけでなく紙での配布と併用することも可能なのだそう。アンケートとは別にご意見箱機能もあるため、居住者からの意見もすぐに受け取ることができます。理事会のメンバーでは気が付かない場所の不具合やトラブルなどを早めに受け取ることができれば早めに対応ができますので、すぐに意見を伝えられる環境はマンション管理全体にとってメリットが大きいのではないでしょうか。

この他にも管理会社に権限を付与できたり、管理組合にとって最良の使い方が見つけられるのも多彩な機能があってこそ。料金はアカウントの種類や利用者数規模によって管理組合ごとに異なるそうですので、ご関心を持たれた管理組合の方は下記URLから詳細を確認してみてください。
Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス

今回は2タイプのオンラインツールをご紹介しましたが、管理組合向けに特化したもの以外も含めると数多くのオンラインツールが存在します。まだオンラインツールをほとんど使ったことがないという管理組合では、一度無料のものを導入して利便性を体感してから有料のものを検討しても良いのではないでしょうか。感染拡大防止のため行動が制限される中ではありますが、オンラインツールに限らず使えるサービスを使って柔軟に対応できるよう対策をしていきましょう。

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